ÖZEL ISPARTAKULE SUN ANAOKULU [FULYA KOÇALİ] (Okul) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun) ile Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü (“GDPR”) ve ilgili mevzuat kapsamında Veri Sorumlusu sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda da ayrıntılı izah ettiğimiz çerçevede işleyebilecektir.
Kişisel Verilerin Toplanması, İşlenmesi ve İşleme Araçları
Kişisel Verilerin Toplanması
Okulumuzla paylaştığınız kişisel verileriniz, otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle; ofisler, şubeler, çağrı merkezi, internet sitesi, sosyal medya mecraları, SMS kanalları, mobil uygulamalar ve iş/program ortakları aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik olarak toplanabilir.
Hizmetlerimizi daha iyi sunmak ve içeriklerin bireysel ihtiyaç ve ilgilere uyumunu sağlamak amacıyla çerezler kullanılabilmektedir. Tarayıcınızda çerezleri devre dışı bırakmak, internet sitesindeki hizmetlerin kullanımını engellemez; ancak bazı teknik sorunlara yol açabilir. Çerezler ayrıca, sitenin kullanımına ilişkin genel ve istatistiki bilgi toplamak için de kullanılmaktadır. Ayrıntılı çerez politikamız internet sitemizde yer almaktadır.
Okul internet siteleri, bilgisayar ve akıllı cihazlar üzerinden sunulan yazılım ve uygulamalar ile okul adına hizmet sunmaya yetkili kişiler tarafından yönetilen sosyal medya hesapları gibi dijital ortamlardan da kişisel veriler toplanabilmektedir.
Okulumuza ait bina ve tesislerin girişlerinde ve tesis içlerinde kamera ile izleme sistemi vasıtasıyla ziyaretçilerimizin görüntü kayıtları alınmaktadır. Bu izleme faaliyeti, hizmet kalitesini artırmak, güvenliği sağlamak, öğrencilerin ve diğer kişilerin güvenliğini temin etmek ve öğrencilerin aldıkları hizmete ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlarla yürütülmektedir. Kamera ile izleme faaliyetlerine ilişkin ayrıntılı aydınlatma metni internet sitemizde yer almaktadır.
Kişisel Verilerin İşlenmesi
Okul, sağlık verileriniz başta olmak üzere özel ve genel nitelikteki kişisel verilerinizi belirtilen amaçlarla işleyebilecektir:
Kimlik Bilgileriniz
Adınız, soyadınız, T.C. Kimlik numaranız, pasaport numaranız veya geçici T.C. Kimlik numaranız, doğum yeri ve tarihi, medeni haliniz, cinsiyetiniz ve sizi tanımlayabilecek diğer kimlik verileriniz.
İletişim Bilgileriniz
Adresiniz, telefon numaranız, elektronik posta adresiniz ve diğer iletişim bilgileriniz; müşteri temsilcileri veya çağrı merkezi tarafından tutulan sesli görüşme kayıtları; e-posta, mektup veya diğer kanallar aracılığıyla tarafımıza ilettiğiniz veriler ile tarafımızla iletişime geçtiğinizde elde edilen kişisel verileriniz.
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi
Veri sahibinin çocukları ve eşleri ile ilgili kimlik bilgileri.
Banka Hesap Bilgileriniz
Banka hesap numaranız, IBAN numaranız, kredi kartı bilgilerinizin slipte yer alan kısmı, faturalama bilgileri ve diğer finansal verileriniz.
Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi
Okulumuz binası çevresinde ve içinde yer alan, sürekli kayıt altında bulunan kamera görüntülerinden elde edilen veriler.
Hukuki İşlem Bilgisi
Adli ve idari kurumlarca iletilen bilgi talepleri, denetim ve teftiş sonucu oluşan veriler; okul çalışanı veya adayları için özgeçmiş ve iş başvurusuna ilişkin veriler; hizmet akdi ile ilgili kişisel veriler; eğitim hizmetlerinin finansmanı ve planlaması amacıyla özel sağlık sigortası ve Sosyal Güvenlik Kurumu verileri.
Pazarlama Bilgisi
Hizmeti geliştirmek veya hedefleme amacıyla kullanılan veriler; çerez kayıtları; velilerimizin doldurduğu anketler; teşekkür ve şikâyet mektupları; memnuniyet değerlendirmeleri ve benzeri bildirimler.
Özel Nitelikli Kişisel Veri
Yasal gereklilikler veya verilen hizmetin gereği olarak elde edilen veriler; ırk, sağlık verileri, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler; biyometrik veriler.
Reşit Olmayan Kişilerin (Çocukların) Kişisel Verilerinin İşlenmesi
Okulumuza kaydı yapılan ve 18 yaşından küçük öğrencilerin (reşit olmayanların) kişisel verileri, kanun hükümleri ve ilgili mevzuat çerçevesinde işlenmektedir.
Velinin Rızası ve Sorumluluğu
Çocuğun kişisel verilerinin işlenebilmesi için, veli veya kanuni temsilcinin açık rızası gerekmektedir.
Okulumuz, çocuğun velisinden veya kanuni temsilcisinden yazılı olarak rıza almış ve rıza formunda belirtilen kapsamın dışında işlem yapmamaktadır. Çocuğun sağlık verilerine ilişkin işleme faaliyetleri, sağlık tedbirleri ve yasal mevzuat gereği gerçekleştirilmektedir.
Çocuğun Sağlık Verilerine İlişkin Özel Korumalar
Okulumuza kaydı yapılan çocuklara ait sağlık bilgileri (aşılama durumu, alerjiler, kronik hastalıklar, ilaç kullanımı, beslenme kısıtlamaları vb.) toplanmakta ve güvenli bir şekilde saklanmaktadır.
Bu veriler, çocuğun sağlığının korunması, acil durumlarda hayat kurtarıcı müdahalelerin yapılabilmesi ve eğitim hizmetlerinin güvenli bir şekilde sunulabilmesi amacıyla işlenmektedir.
Sağlık verilerine erişim yetkisi yalnızca yetkilendirilmiş okul personeline verilmektedir.
Veriler, Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Korunması Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak işlenmektedir.
Çocuğun Hakları
Çocuğun kişisel verileriyle ilgili işlemler hakkında bilgi, çocuğun veli veya kanuni temsilcisine sağlanmaktadır. Veli veya kanuni temsilci;
- Çocuğun verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Eksik veya hatalı verilerin düzeltilmesini isteme,
- Verilerin silinmesini talep etme
haklarına sahiptir.
Çocuğun verilerine ilişkin tüm talepler, yalnızca veli veya kanuni temsilci tarafından yapılmalıdır.
Sosyal Medya ve Dijital Ortam
Okulumuza ait sosyal medya hesaplarında ve yapay zeka tabanlı tanıtım veya eğitim araçlarında paylaşılan çocuk fotoğrafları, videoları ve diğer kişisel veriler, veli veya kanuni temsilcinin yazılı rızası dahilinde kullanılmaktadır.
Veli talebi doğrultusunda, çocuğun görüntüsü ve kişisel bilgilerinin sosyal medyada paylaşılmamasına riayet edilmektedir.
Veri Güvenliği Önlemleri
Çocukların kişisel verileri, en yüksek güvenlik standartları çerçevesinde korunmaktadır.
Verilere erişim yalnızca okul içindeki yetkili personelle sınırlıdır.
Veriler, işleme amacı ortadan kalktığında veya yasal saklama süresi sona erdiğinde güvenli bir şekilde silinmektedir.
Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Tarafınızca paylaşılan kişisel verileriniz;
- Okulumuz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden sizleri ve/veya temsil ettiğiniz kurum ya da kuruluşları faydalandırmak, okulumuzun ticari ve iş stratejilerini belirlemek ve uygulamak, pazarlama, iş geliştirme ve planlama faaliyetlerini yürütmek dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere gerekli çalışmaların gerçekleştirilmesi,
- Okulumuza ait kullanımda olan lokasyonların fiziksel güvenliğinin ve denetiminin sağlanması,
- İş ortağı, veli ve tedarikçiler (yetkili veya çalışanları) ile ilişkilerin kurulması ve yürütülmesi,
- İş ortaklarımız, tedarikçilerimiz veya diğer üçüncü kişilerle birlikte sunulan ürün ve hizmetlere ilişkin sözleşme gereklerinin ve finansal mutabakat süreçlerinin yürütülmesi,
- Hukuki ve idari yükümlülüklerin yerine getirilmesi ile insan kaynakları politikalarının takibi,
- Okulumuz çağrı merkezinin aranması, internet sitemizin kullanılması ve/veya okulumuz tarafından düzenlenen eğitim, seminer veya organizasyonlara katılım sağlanması durumlarında gerekli işlemlerin yürütülmesi,
- Çocuk öğrencilerin gelişim ve eğitim süreçlerinin izlenmesi ile rehberlik ve psikolojik danışmanlık hizmetlerinin sunulması,
- Öğrencinin sağlığının korunması ve eğitim güvenliğinin sağlanması,
- Okulun eğitim kalitesini artırmak, öğrenme süreçlerini analiz etmek, kişiselleştirilmiş eğitim materyalleri geliştirmek veya yapay zekâ tabanlı tanıtım içerikleri oluşturmak amacıyla öğrencilere ait görsel ve işitsel verilerin yapay zekâ (AI) araçları, uygulamaları ve sistemleri içinde işlenmesi ve bu sistemlere aktarılması
amaçlarıyla işlenebilecektir.
Kişisel Verilerin Saklanması
Kişisel verileriniz elektronik ve/veya fiziksel ortamlarda saklanmaktadır. Okulumuz tarafından temin edilen ve saklanan kişisel verilerinizin yetkisiz erişimlere maruz kalmaması, manipülasyona uğramaması, kaybolmaması ve zarar görmemesi amacıyla, iş süreçlerinin tasarımı ile teknik güvenlik altyapısının geliştirilmesine yönelik gerekli önlemler uygulanmaktadır.
Kişisel verileriniz, size bildirilen amaç ve kapsam dışında kullanılmamak kaydıyla, gerekli tüm bilgi güvenliği tedbirleri alınarak işlenecek ve yasal saklama süresince veya böyle bir süre öngörülmemişse işleme amacının gerektirdiği süre boyunca muhafaza edilecektir. Bu sürenin sonunda kişisel verileriniz, silme, yok etme veya anonimleştirme yöntemleriyle Okulumuzun veri akışından çıkarılacaktır.
Okulumuz, gerek iş gerekse çözüm ortaklarıyla veri paylaşımı yaparken hukuka uygun hareket etmeyi ilke edinmiştir. İş ve çözüm ortaklarıyla yapılan veri paylaşımları, gizlilik taahhüdü altında ve yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde gerçekleştirilir. Bu taraflar, veri güvenliğine ilişkin gerekli tedbirleri almaları konusunda yükümlü kılınmaktadır.
6563 sayılı Ticari İletişim ve Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ile ilgili yönetmeliklere uygun olarak, yalnızca önceden onay vermiş kişilere reklam amaçlı elektronik ileti gönderilebilir. Reklam gönderilecek kişilerin açık onayı şarttır. Okulumuz, ilgili mevzuatta belirlenen onay usullerine riayet eder. Bu onay, fiziki ortamda yazılı olarak veya her türlü elektronik iletişim aracıyla alınabilir.
Velilerimizle veya veli adaylarımızla bir sözleşme ilişkisi kurulmuşsa, toplanan kişisel veriler veli onayı alınmaksızın sözleşme amacıyla bağlantılı şekilde kullanılabilir. Ancak veli adaylarının kendi istekleriyle paylaştığı kişisel veriler, onlara daha kolay ve kaliteli hizmet sunmak amacıyla işlenir; herhangi bir sözleşme ilişkisi bulunmuyorsa, talepleri halinde bu veriler silinir.
Okulumuza ulaşan veriler yalnızca gerektiği kadar sisteme işlenir; fazla bilgiler kaydedilmez, silinir veya anonimleştirilir. Bu veriler istatistiksel amaçlarla kullanılabilir.
Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz, 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu, 1739 sayılı Millî Eğitim Temel Kanunu, Okul Öncesi Eğitim Kurumları Yönetmeliği, Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Korunması Yönetmeliği ile Millî Eğitim Bakanlığı düzenlemeleri ve ilgili diğer mevzuat hükümleri çerçevesinde işlenebilir; laboratuvarlara, ilgili kurum ve kuruluşlara ve/veya tedarikçilerimize ait fiziki arşivler veya bilişim sistemlerine aktarılabilir. Veriler, hem dijital hem de fiziki ortamda muhafaza altında tutulmaktadır.
Kişisel Verilerin Aktarılması
Okulumuz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde düzenlenen hükümler ile Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği ilave düzenlemelere uygun olarak, kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin şartların bulunması durumunda verileri yurt içinde veya yurt dışına aktarabilmektedir.
Kişisel verilerin yurt içinde üçüncü kişilere aktarımı, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan veri işleme şartlarından en az birinin mevcut olması ve veri işleme ilkesine uygun hareket edilmesi koşuluyla Okulumuz tarafından gerçekleştirilebilir.
Kişisel verilerin yurt dışındaki üçüncü kişilere aktarımı ise;
- açık rızanızın bulunması,
- veya Okulumuz ile ilgili ülkedeki veri sorumlusunun yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve
- Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun bu işleme izin vermesi
şartlarından birinin karşılanması halinde, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen veri işleme şartlarına dayanılarak yapılabilir.
Kişisel verilerinizin aktarılmasına ilişkin koşullar ve ayrıntılı bilgilere, Okulumuzun web sitesinde yer alan “Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası” metninden ulaşabilirsiniz.
| Paylaşılan Taraf | Kapsam | Aktarım Amacı |
| İş Ortağı | Okulun ticari faaliyetlerini yürütürken iş ortaklığı kurduğu taraflar | İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak kişisel verilerin paylaşımı |
| Tedarikçi | Okuldan aldığı talimatlar doğrultusunda ve Okul ile arasındaki sözleşmeye dayanarak Okulun ticari faaliyetlerini sürdürmesine yönelik hizmet sunan taraflar | Tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin edilen hizmetlerin alınması ile sınırlı olarak aktarım |
| İştirak | Okulun iştiraki olan şirketler | İştiraklerin katılımını gerektiren ticari faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla sınırlı olarak kişisel verilerin aktarılması |
| Kanunen Yetkili Kamu Kurumu | Hukuken Okuldan bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları | İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi talep etme amacıyla sınırlı olarak kişisel veri paylaşımı |
| Kanunen Yetkili Özel Kurum | Hukuken Okuldan bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri | İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak verilerin paylaşımı |
Kişisel Verilerin İmhası
Okulumuz, ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, kendi kararıyla veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir, yok edebilir veya anonimleştirebilir.
Tarafımızca kullanılan silme ve yok etme yöntemleri;
- Fiziksel olarak yok etme,
- Yazılımsal olarak güvenli silme,
- Uzman desteğiyle güvenli silme
tekniklerini kapsamaktadır.
Okulumuz, hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması durumunda bu verileri anonimleştirebilmektedir. Kişisel verilerin anonimleştirilmesi; verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir şekilde kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi anlamına gelir.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 28. maddesi uyarınca, anonim hâle getirilmiş kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür veri işlemeleri Kanun kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmamaktadır.
Okulumuz tarafından en sık kullanılan anonimleştirme yöntemleri; veri maskeleme, toplulaştırma, veri türetme ve veri karma yöntemleridir.
Kişisel verilerin imha yöntemlerine ilişkin ayrıntılı bilgilere, internet sitemizde yer alan “Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası” dokümanından ulaşabilirsiniz.
Kişisel Verilerin Açık Rıza Olmaksızın İşlenebileceği Haller (KVKK 5. Madde)
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 5. maddesi uyarınca, aşağıdaki hallerde kişisel verileriniz açık rıza olmaksızın işlenebilir:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
- Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak kişi veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin veya başkasının hayatı ya da beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
- Kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla veri işlenmesinin zorunlu olması.
Veri Güvenliği
Okulumuz, kişisel verilerinizin korunmasına büyük önem vermektedir. Bu kapsamda, kişisel verileriniz bilgi güvenliği standartları ve prosedürlerine uygun olarak, teknik ve idari imkânlarımız çerçevesinde olası risklere karşı güvence altına alınmaktadır. Özellikle çocukların kişisel verilerine yönelik olarak, en yüksek seviyede güvenlik altyapısı oluşturulmuştur.
Kişisel Verilerinizin Korunmasına Yönelik Haklarınız
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca, kişisel verilerinizle ilgili olarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme ve verilerin işlenme amacı ile amaca uygun olarak kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmesi hâlinde bunların düzeltilmesi ve/veya silinmesi veya yok edilmesine ilişkin işlemlerin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Otomatik sistemler aracılığıyla işlenmesi sonucu ortaya çıkabilecek aleyhte sonuçlara itiraz etme,
- Kanuna ve ilgili mevzuata aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğranması durumunda zararın giderilmesini talep etme.
Çocuğun velisi veya kanuni temsilcisi olarak, çocuğun kişisel verilerine ilişkin tüm bu hakları kullanabilirsiniz.
Haklarınızı kullanmak için internet sitemizde yer alan Veri Sahibi Başvuru Formu’nu doldurarak;
- Islak imzalı şekilde hizmet almış olduğunuz okul adresine elden teslim ederek,
- Noter veya iadeli taahhütlü posta yoluyla göndererek,
- veya güvenli elektronik imza ile imzalanmış Word veya PDF dosyasını [email protected] e-posta adresine göndererek başvuruda bulunabilirsiniz.
Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme hakkınız, veriler işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme hakkınız, verilerin işlenme amacı ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme hakkınız veya yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme hakkınızın kullanımı durumunda, talebinizin niteliğine göre bilgiler en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde, ücretsiz olarak, açık ve anlaşılır şekilde tarafınıza yazılı veya elektronik ortamda iletilecektir. Ancak işlemin ek bir maliyet gerektirmesi hâlinde, KVKK tarafından belirlenen tarifeye göre ücret talep edilebilir.
Okulumuz, başvuruların değerlendirilmesi sırasında öncelikle talepte bulunan kişinin gerçek hak sahibi olup olmadığını tespit etmektedir. Gerekli gördüğü durumlarda, talebin daha iyi anlaşılabilmesi için ek bilgi talep edebilir.
Veri sahibi başvurularına verilen yanıtlar yazılı veya elektronik ortamda tarafınıza bildirilmektedir. Başvurunun reddedilmesi hâlinde, ret gerekçeleri açık ve gerekçeli şekilde tarafınıza açıklanacaktır.